Cara Membuat Info Pengumuman Kelulusan Online Dengan WhatsApp Auto Reply

Cara Membuat Info Pengumuman Kelulusan Online Dengan WhatsApp Auto Respon. Beberapa minggu lalu, meskipun di tengah wabah pandemi virus corona atau covid-19 pelaksanaan penilaian kelulusan untuk jenjang pendidikan Sekolah Dasar (SD), Sekolah Menengah Pertama (SMP), Sekolah Menengah Atas (SMA) hingga Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) tetap sesuai dengan peraturan. Beragam cara penilaian telah diatur pemerintah melalui Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud RI).

Nah, kali ini kita tidak akan membahas panjang lebar tentang penilaian kelulusan di atas, melainkan lebih fokus dengan bagaimana cara membuat info pengumuman kelulusan secara online dengan menggunakan aplikasi WhatsApp Auto Respon. Bahkan ada cara lain juga bisa digunakan yakni menggunakan Google Form untuk membuat pengumuman kelulusan siswa.

Cara membuat pengumuman kelulusan otomatis ini dapat digunakan untuk semua siswa jenjang SD/MI, SMP/Mts, SMA/MA/SMK dengan menggunakan aplikasi WhatsApp Auto - Balasan Oomatis.

Bukan lagi rahasia ya, kalau setiap orang saat ini pasti memiliki HP (handphone) Smartphone Android maupun Iphone. Bahkan, di setiap perangkat HP tersebut pasti pula terinstall yang namanya aplikasi WhatsApp. Betul kan?

Aplikasi WhatsApp merupakan aplikasi yang sangat mudah dalam penggunaannya. Bahkan orang awam sekalipun yang baru menggunakan smartphone pasti dengan mudah mengoperasikan atau menggunakan aplikasi ini. Banyak fitur yang dapat digunakan dalam berkomunikasi menggunakan aplikasi WhatsApp, diantaranya untuk keperluan Chatting mupun Video Call. Untuk keperluan Chatting tersedia beragam fitur unggulan yakni kita bisa mengirim pesan berupa text, gambar, video, maupun voice note (catatan suara). Chatting pun bisa dilakukan secara pribadi atau disebut dengan Japri (Jaringan Pribadi) maupun kelompok di dalam group WhatsApp.

Video Call di WhatsApp sebelumnya hanya dapat dilakukan 1 penerima, namun kini sudah dikembangkan maksimal untuk 8 orang dalam satu panggilan Video Call. Selain itu ada fitur update story yang bisa dilakukan semua pengguna untuk memberikan update statusnya setiap waktu sesuai keinginan pengguna.

Berkaitan dengan info pengumuman kelulusan sekolah, apakah bisa memanfaatkan dengan WhatsApp? sangat bisa sekali. Tentunya bukan dengan cara seperti mengirim text, gambar, video maupun catatan suara seperti yang disebutkan di atas ya. Melainkan dengan fitur Aplikasi WhatsApp Auto Respon.

Apa itu WhatsApp Auto Respon?
WhatsApp Auto Respon sebenarnya sudah di ulas pada artikel sebelumnya yang menjelaskan bagaiamana cara membuat soal ujian online dengan menggunakan aplikasi WhatsApp Auto Respon.

Aplikasi WhatsApp Auto Respon merupakan aplikasi yang membantu WhatsApp untuk membuat balasan secara otomatis apabila pengguna memasukkan atau mengirim kode tertentu ke WhatsApp kita.

Aplikasi Auto Responder untuk WhatsApp balasan  otomatis merupakan salah satu aplikasi yang dapat digunakan untuk membuat sebuah balasan otomatis berupa chat yang dikirimkan seseorang. Balasan otomatis Aplikasi WhatsApp Auto sebelumnya harus di setting admin sebagai pemegang informasi. Aplikasi ini sangat cocok untuk diterapkan di Sekolah Perusahaan, atau Penjual yang aktif di dunia jual beli online yang sibuk dengan pekerjaannya. Sehingga membutuhkan balasan otomatis seperti robot atau bot secara online untuk membantu membalas chat anda.

Aplikasi responder untuk WA dengan balasan otomatis saat ini cocok untuk para guru atau sekolah yang akan memberikan pengumuman kepada para siswanya yang lulus sekolah, baik itu siswa kelas 6, 9, maupun kelas 12. Pengumuman kelulusan siswa SD/MI, SMP/MTs, SMA/MA/SMK dapat dilakukan otomatis dan terjadwal. Pengumuman kelulusan yang pertama kali adalah jenjang pendidikan SMK disusul oleh SMA/MA dan kemudian SMP/MTs dan paling terakhir adalah jenjang pendidikan SD/MI.

Apakah Anda bekerja di Sekolah yang memiliki jumlah siswa yang sangat banyak? Dikejar deadline untuk membuat surat keterangan lulus? Harus tanda tangan surat sangat banyak hingga ratusan? Maka Anda sangat beruntung dapat membaca tutorial ini untuk membuat info pengumuman kelulusan online dengan mudah dan cepat. Anda cukup menyiapkan daftar siswa dan 1 surat kelulusan lengkap dengan tanda tangan dan stempel saja. Hanya bermodal itu Anda dapat membuat surat kelulusan hingga tak terbatas bahkan otomatis berupa PDF dan langsung dapat dishare di WhatsApp siswa maupun orang tua. Mau tau caranya? baca ulasannya berikut.

Dengan menggunakan Aplikasi Auto Responder WhatsApp Auto ini akan mempermudah pekerjaan dalam membuat info kelulusan siswa. Hasil ujian nasional siswa yang akan lulus pada tahun pelajaran ini dengan mudah disampaikan kepada siswa maupun orang tua siswa.

Langkah-langkah Membuat Pengumuman Kelulusan Online dengan WhatsApp

1. Buka Google Drive dengan loggin menggunakan email anda. Google drive dapat masuk ke www.drive.google.com > Loggin

2. Buat Google Sheet dan Google Document dengan klik tombol + atau New

3. Google Sheet untuk database nama siswa, kelas, tempat lahir siswa, nisn, nilai, keterangan, dll sesuai kebutuhan. Contoh bisa di lihat sebagai berikut

Kolom yang dapat di isi dalam contoh adalah Kolom Nama (Isikan nama-nama siswa), Kolom Kelas, KolomTempat Lahir, Kolom Tanggal lahir, Kolom NISN, Kolom Nilai sesuai dengan pelajaran yang diujikan saja. Kalau di contoh saya menuliskan Nilai Bahasa Indonesia, Nilai Bahasa Inggris, Nilai Matematika, dan Nilai Ipa.

4. Google Document untuk database surat kelulusan. Dokumen ini berisi surat keterangan lulus yang dilengkapi dengan kop surat dan ttd kepala sekolah. Contoh sederhana sebagai berikut.

Kalau sekolah anda sudah mempunyai format SKL (Surat Keterangan Lulus) dengan format word bisa langsung digunakan. Supaya dapat diaplikasikan dengan teknik ini maka SKL format file word tadi di salin ke Google Document yang baru.

Pada isian formulis di Google Documen, silahkan di isi dengan tanda << ISI >> yang nantinya ISI akan digunakan untuk memanggil kode dari identitas siswa tersebut.

Adapun contoh yang sudah saya buat sederhana sebagai berikut ini ya.

5. Pada Google Sheet silahkan klik menu Add-ons dan kemudian klik Autocrat.

Kalau belum ada bisa di Install dulu Autocrat-nya ya dengan Klik Pengaya dan Kemudian Klik Add-ons

6. Cari Autocrat dan Install

7. Install Autocrat

8. Lanjutkan bersiap untuk memasang Install Autcrat

9. Izinkan Install Autocrat

10. Setelah terinstall

Pengaturan Autocrat

11. Klik Menu Pengaya > Autocrat > Open

12. Klik New Job

13. Buat Name Your Merge Job > Isi Job name = Misalnya SKL Sekolah. Kemudian > Klik Next

14. Chose Template dengan memilih File Document yang sudah dibuat pada nomor dengan klik From Drive

15. Select file documen dan kemudian klik > Select

16. Setelah itu Klik Next

17. Mencocokkan file data antara document dengan spreadsheets. Pada Merge Tab pilih Sheet1. Setelah itu cocokkan filenya. Jika sudah semua > Klik Next

18. File Setting > Isi nama file pada kolom File Name = Surat Lulus <<Nama>>

Pemberian nama pada surat lulus <<Nama>> nanti akan otomatis memberi nama file pdf yang akan di share ke siswa atau orang tua.

Pilih Type = PDF

Output as = Multiple

Jika sudah semua > Klik Next

19. Chose Destination Folders > Klik Next saja

20. Add dynamic folder reference (optional) > Klik Next saja

21. Set merge condition (optional) > Klik Next saja

22. Share docs & send emails. > Cek list pada Share doc? Yes

23. Scrool ke bawah dan atur pengiriman email dengan pengisian To = <<email>> dan Subject = SKL

Pada pengisian <<Email>> bisa di isi dalam google sheet untuk mempermudah pengiriman secara otomatis ke semua siswa sesuai dengan email masing-masing yang dimiliki siswa bersangkutan atau email milik orang tua.

24. Pada halaman Add/remove job triggers, cek list pada pilihan Run on From Triggers = Yes

Setelah itu klik Next

25. Setelah itu tunggu prosesnya dan kemudian Klik Yes. 

26. Klik Save

27. Setelah itu muncul halaman Existing Jobs dan Klik simbol panah (play). Tunggu hingga proses selesai.

28. Adapun hasil merge file doccument dan spreadsheet dengan Autocrat dapat di lihat pada gambar di bawah ini.

Setelah itu yuk lanjutkan langkah selanjutnya.

Pengaturan Folder Untuk di Share Siswa

29. Klik Kanan Folder > Share (Bagikan)

30. Klik Lanjutkan

31. Klik Ubah Akses

32. Klik Berbagi link = Cek list Aktif Publik-web dan > klik Simpan

33. Bagikan link dengan > klik Salin Link > Selesai

Setelah pengaturan folder, langkah selanjutnya pengaturan pada aplikasi WhatsApp untuk dapat membagikan secara otomatis. 

Buat File Spreadsheet yang akan dibagikan kepada siswa

34. Klik + New > Klik Google Sheet 

 

35. Pada halaman Spreadsheet buat dua kolom yakni kolom pertama Pesan untuk NISN dan Kolom kedua Balasan untuk link documen. File pada Spreadsheet ini mengambil pada hasil data yang dibuat pada LANGKAH 28. 

36. Hasil Google Sheet untuk dibagikan pada Aplikasi WhatsApp

Pengaturan WhatsApp Auto Reply

34. Download dan install WhatsAppAuto - Aplikasi Balas Otomatis di Playstore

35. Kalau sudah di Install, langsung di buka saja Aplikasnya. 

36. Aktifkan dengan klik tombol pada Jawab otomatis AKTIF. 

36. Atur kontak yang akan menerima. Bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

37. Atur Teks balasan otomatis > Klik Spreadsheets (file yang kita buat pada hasil Langkah 35) 

> Klik Sinkronkan

38. Atur Ketik info balasan otomatis.

30. Selesai dan uji coba. 

Cara Tes adalah siswa mengirim pesan ke nomor WhatsApp yang sudah disetting dengan ketik pesan "No. NISN" saja. Maka sesuai dengan balasan otomatis akan muncul link drive pdf surat keterangan lulus. 

Demikianlah tutorial Cara Membuat Info Pengumuman Kelulusan Online Dengan WhatsApp Auto Reply. Semoga bisa memudahkan bapak/ibu untuk membuat surat keterangan lulus dalam jumlah siswa yang banyak dan waktu yang terbatas. Tutorial ini dapat membantu pekerjaan dengan mudah dan cepat serta otomatis. Semoga bermanfaat. 

Apabila ada pertanyaan, kritik dan saran bisa di tulis di kolom komentar atau gabung bersama kami di Group Facebook RUMAH BELAJAR klik di sini. 

Jadwal TVRI dan Materi Belajar dari Rumah Minggu Ke-4 (4-10 Mei 2020) - Klik di Sini

Jadwal TVRI Belajar dari rumah dapat berubah sewaktu-waktu sesuai dengan kebijakan penyiaran TVRI dan Kemdikbud RI. Perubahan Jadwal acara TVRI akan disiarkan lebih lanjut.

Soal dan Jawaban Pembelajaran di TVRI (4-10 Mei 2020)

1. Hari Senin, 4 Mei 2020 - (Baca di sini)
2. Hari Selasa, 5 Mei 2020 - (Baca di sini)
3. Hari Rabu, 6 Mei 2020 - (Baca di sini)
4. Hari Kamis, 7 Mei 2020 - (Baca di sini)
5. Hari Jum'at, 8 Mei 2020 - (Baca di sini)
6. Hari Sabtu, 9 Mei 2020 - (Baca di sini)
7. Hari Minggu, 10 Mei 2020 - (Baca di sini)